Über Einstellungen → Kommunikation → beA-Postfächer hinterlegen Sie ein oder mehrere besondere elektronische Anwaltspostfächer. Die Nachrichten werden – wie beim E-Mail-Empfang – in regelmäßigem Abstand abgerufen und im System gespeichert.
Die Spalten der Übersicht entsprechen den Einstellungen je Postfach: SAFE-ID, Systemname, die drei Zielordner (Fehlerhaft, Erfolg, Ausgeschlossene), Vertrauliche Nachrichten abrufen, die Softwarezertifikat-Laufzeit (gültig ab / gültig bis) und Nachrichten empfangen.
Ein beA-Postfach anbinden
Mit + Neue Postfachverknüpfung öffnet sich ein zweistufiger Assistent: erst die Authentifizierung per Softwarezertifikat, dann die Postfach-Einstellungen.
Vorbereitung: eigenen Ordner im beA anlegen
Bevor Sie das beA-Postfach bei DEPLAW hinterlegen, legen Sie im beA-Webportal zunächst einen eigenen Ordner an (z. B. „DEPLAW“) und wählen diesen in Schritt 2 als Zu synchronisierender Ordner. Ohne diesen Schritt lädt DEPLAW beim ersten Abruf alle bereits im normalen Posteingang befindlichen, älteren Nachrichten mit.
Der Ordner muss vor dem Hinterlegen des beA-Accounts bei DEPLAW angelegt sein. Bereits vorhandene, relevante Nachrichten verschieben Sie anschließend in diesen Ordner – automatisiert über die Postfachweiche im beA-Webportal, oder händisch (hilfreich z. B. bei Projektgeschäft, wenn nur bestimmte Nachrichten übernommen werden sollen).
Über denselben Weg lassen sich auch für den Inhaber des Softwarezertifikats freigegebene Postfächer anbinden (z. B. Kanzleipostfach, Vertreter): auch dort jeweils einen eigenen Ordner anlegen und in Schritt 2 unter Postbox das entsprechende Postfach auswählen.
Schritt 1: beA-Authentifizierung
Zum Anbinden benötigen Sie ein beA-Softwarezertifikat (bezogen über die BNotK / das beA). Nach der Beantragung muss es zunächst in den beA-Einstellungen hinterlegt/registriert werden. Anschließend laden Sie es hier hoch und geben den zugehörigen PIN ein.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Softwarezertifikat auswählen | das beA-Softwarezertifikat (BNotK), mit dem sich DEPLAW am beA anmeldet. Es muss zuvor im beA registriert sein. |
| Pin | der Zugangs-PIN des Zertifikats. |
Stimmt etwas nicht, meldet der Assistent „Softwarezertifikat nicht registriert oder Passwort falsch“ – dann Zertifikatsregistrierung im beA bzw. PIN prüfen.
Schritt 2: Postfach-Einstellungen
Ist die Authentifizierung erfolgreich, legen Sie die Verarbeitung fest:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Systemnamen des Posteingangs | interne Bezeichnung (z. B. der Postfachinhaber). Entspricht der Spalte „Systemname“ in der Übersicht. |
| Postbox | Dropdown-Auswahl der SAFE-ID des anzubindenden beA-Postfachs. |
| Zu synchronisierender Ordner | Dropdown mit den im beA-Webportal selbst bereits vorhandenen Ordnern dieses Postfachs (z. B. „Posteingang“ oder ein eigener, dort schon angelegter Ordner) – legt fest, aus welchem Ordner DEPLAW Nachrichten abruft. Nicht zu verwechseln mit den drei Ziel-Ordnern unten, die DEPLAW selbst befüllt. |
| Fehlerhaft Ordner / Erfolgreich importiert Ordner / Ordner für von der Verarbeitung ausgeschlossene Nachrichten | die drei Ziel-Ordner, in die DEPLAW Nachrichten nach der Verarbeitung einsortiert – je nachdem, ob der Import fehlerhaft, erfolgreich oder ausgeschlossen war. |
| Nachrichten abrufen | schaltet den Abruf für dieses Postfach ein; es werden dann alle Nachrichten im ausgewählten Posteingangs-Ordner synchronisiert. |
| Vertrauliche Nachrichten abrufen | ob auch als vertraulich markierte Nachrichten geholt werden. |
| Versand erlauben | schaltet frei, ob dieses Postfach auch zum Versenden von beA-Nachrichten aus DEPLAW genutzt werden darf – nicht nur zum Empfang. |