So gelingt es.
Die gut vorbereitete Einführung einer neuen Softwarelösung ist entscheidend für die schnelle und erfolgreiche Annahme durch die Anwender.
Wir setzen deshalb auf einen Einführungsprozess, damit DEPLAW so schnell wie möglich in Ihrem Unternehmen juristische Prozesse orchestrieren kann.
Eine vollständige Integration vom ersten Kennenlernen bis zur vollständigen Integration ist in unter zwei Wochen möglich.
1. Projekt & Demo
Zeitraum: 1-2 Tage
Der erste Schritt ist das gemeinsame Kennenlernen.
Wir gleichen die Anforderungen und Möglichkeiten für Ihr Projekt ab.
Dabei geben wir im Rahmen einer ersten Demo direkt Einblicke in die technischen Möglichkeiten für Ihr konkretes Projekt.
2. Testing & Angebot
Zeitraum: 5 Tage
Passt der grundsätzliche Rahmen, erstellen wir ein verbindliches Angebot für Ihr gewünschtes Projekt und geben Ihnen Zugriff auf unser Demo-System, damit Sie in Ruhe die Funktionen und Vorteile antesten können.
Anschließend besprechen wir Rückfragen zum Angebot und den Testergebnissen.
Optional:
3. Datenmigration
Zeitraum: 1-4 Wochen
Soll ein vorhandenes System abgelöst und dabei Alt- und Bestandsdaten migriert und übernommen werden, prüfen wir mit Ihnen den einfachsten Weg zum Import. In den meisten Fällen können Datenbanken importiert werden.
Es empfiehlt sich häufig, nur einen Kerndatenebstand zu importieren (Kontaktdaten, Akten-Metadaten etc.) zu übernehmen.
Dies beschleunigt nicht nur die Einführung von DEPLAW, sondern vermeidet neue, frische Prozesse mit Altlasten zu beschweren.
4. Pilotstart
Zeitraum: 2 Tage
Wir unterstützen Sie dabei, das System aufzusetzen und einzurichten.
Erfahrungsgemäß empfiehlt es sich einen unternehmensinternen Workshop anzusetzen, in dem sich Ihre Mitarbeitenden unter fachkundiger Anleitung mit dem System vertraut machen können.
Im Workshop können bereits die ersten Automatisierungsstrecken gemeinsam modelliert und getestet werden.
Es können direkt die ersten Fälle eingespielt und die Workflows an Testfällen oder -szenarien überprüft werden.
5. Skalierung & Rollout
Zeitraum: 1-4 Wochen
Wenn die Erfahrungen aus dem Piloten gesammelt worden sind, erfolgt der vollständige Rollout.
Hierbei stehen unsere Entwickler mit abrufbaren Zeitkontingenten zur Verfügung, um Rückfragen schnell und kompetent beantworten zu können, damit Ihre juristischen Prozesse optimal orchestriert sind.
Welche Abteilungen müssen eingebunden werden?
Sie nutzen eigene Server
Zur Einrichtung ist die Einbindung Ihrer IT-Abteilung notwendig für die
- Abstimmung und Einrichtung der Serverressourcen
- Einrichtung von Zugängen zu E-Mail- und beA-Postfächern etc.
- Einrichtung von Nutzerzugängen
Sie haben keine eigenen Server
Wenn Sie über keine eigene IT-Abteilung verfügen, übernehmen wir die gesamte Einrichtung für Sie, sodass Sie DEPLAW „schlüsselfertig“ in Betrieb nehmen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Infrastruktur.
Zur operativen Nutzung sollte eine erfahrene Führungskraft als projektverantwortliche Person eingebunden werden. Diese sollte eine klare Vorstellung haben, was der Fokus des Projektes ist.
Weitere Ressourcen sind nicht notwendig.
Wann ist eine Migration (nicht) zu empfehlen?
Im Rahmen der Einführung einer neuen Legal Tech Plattform stellt sich unweigerlich die Frage, ob bisherige Falldaten vollständig importiert und in einer Übergangsphase ggfs. syncron gehalten werden können. Der Import ist in den meisten Fällen möglich.
Dies sollte im Rahmen des Change Managements sehr genau abgewogen werden.
Unserer Erfahrung nach funktioniert eine Stichtag-Umstellung am besten. Ab einem Datum werden alle neuen Fälle auf DEPLAW vollständig bearbeitet, während die Altlasten auf dem Altsystem abgetragen werden.
Dies ermöglicht prozessual einen frischen Neustart. Zugleich können Mitarbeitende schrittweise auf DEPLAW angelernt werden. Haben sich alle Mitarbeitende mit dem System vertraut gemacht, kann dann der Stichtag gesetzt werden.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur handlungssicher sind, sondern auch kulturell die technologische Weiterentwicklung Ihres Unternehmens mittragen.