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Nicht der Prozess muss sich den Sweetspot-Tools anpassen.
Die Tools müssen dem Gesamtprozess dienen.
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Das Problem
Das Tool-Paradoxon
Während die Anzahl an Legal Tech Tools steigt, steigt damit aber auch die operative Komplexität. Legal Tech Tools zeichnen sich durch eng definierte Sweetspot-Usecases aus – ein bestimmter „Happy-Path“ wird hervorragend gelöst. In der Praxis entstehen jedoch erhebliche Opportunitätskosten:
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Datenmateriell muss händisch vorbereitet und in das jeweilige Legal Tech Tool eingespielt werden.
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Jedes Tool erfordert eine individuelle Konfiguration für jeden einzelnen Anwendungsfall.
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Ergebnisse müssen menschlich geprüft und für Folgeschritte aufbereitet und übergeben werden.
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Jeder Folgeschritt erfordert eine manuelle Entscheidung – Medienbrüche inklusive.
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Die Erkenntnis
Warum Tools Prozesse nicht ersetzen
Legal Tech Tools bilden einzelne Funktionen ab. Legal Operations verantworten jedoch nicht die Durchführung einer einzelnen Aufgabe oder Funktion, sie verantworten den gesamten Prozess als Verantwortungskette vielzähliger und unterschiedlicher Funktionen.
Jedes Zwischenstück, das nicht im Rahmen der vielzähligen Legal Tech Tools abgedeckt ist, erfordert an jeder Stelle eine menschliche Maßnahme.
Deshalb kommt der Automatisierung des zugrundeliegenden Prozesses eine strategische Bedeutung zu. Nicht der Prozess muss sich einzelnen Sweetspot-Tools zur Erledigung von Teilaufgaben anpassen, die Tools müssen dem Gesamtprozess dienen.
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Das Systemdesign der eigenen Legal Tech Strategie wird reizvollen Insellösungen geopfert – während der darunterliegende Prozess von Beginn bis Ende operativ menschlich kontrolliert werden muss.
Geschäftsführer
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Das eigentliche Problem
Das Architektur
Mit dem punktuellen Einsatz von Legal Tech Tools wird die Frage eines stringenten, orchestrierten und qualitätsgesicherten Prozesses vollständig ausgeklammert. Das Systemdesign der eigenen Legal Tech Strategie wird reizvollen Inselllösungen geopfert, während der darunterliegende Prozess von Beginn bis Ende operativ menschlich kontrolliert und umgesetzt werden muss.
Die Folge sind Medien- und Wissensbrüche zwischen den jeweiligen Tools und Teams, eine vollständig händische und damit fehleranfällige Durchführung des Gesamtprozesses mit manuellen Dateneingaben und -übergaben zwischen Tools und der Notwendigkeit, an vielen Stellen immer wieder menschliche Entscheidungen treffen zu müssen.
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AI-Ready
Agentic AI verschärft das Problem
Die Begeisterung von KI-Agenten, die eigenständig über Maßnahmen entscheiden und diese auch umsetzen können, verschärft die Notwendigkeit einer klar definierten Architektur der eigenen Prozesse noch einmal.
Denn wenn KI-Agenten im Legal Umfeld eingesetzt werden sollen, sind technisch klar definierte Handlungsspielräume innerhalb des Gesamtprozesses unverzichtbar.
Es muss im Vorfeld klar und regelbasiert definiert worden sein, was welcher KI-Agent an welcher Stelle entscheiden darf – und was insbesondere nicht. Andernfalls kommt es zu Agenten-Exzesse, die erheblichen Schaden anrichten können.
Man stellt sich nur beispielhaft einen KI-Agenten vor, der eigenständig entscheidet, ein Vergleichsangebot an den Gegner zu versenden, obwohl dieses niemals hätte unterbreitet werden dürfen. Oder ein KI-Agent entscheidet zu einem völlig falschen Zeitpunkt, Posteingänge zu beantworten, Fristen auszutragen oder einen Verzicht oder ein Anerkenntnis zu versenden.
Gesteigert wird das Risiko nur noch durch einen massenhaften KI-Agenten-Exzess oder die Vermischung verschiedener Mandate mit den damit verbundenen Verstößen als Berufsgeheimnisträger.
KI-Agenten können an ausgewählten Stellen positive Effekte auch in Legal Prozessen stiften. Hierfür ist jedoch eine sorgfältige Prozessarchitektur erforderlich, die die autonome Entscheidungsfindung prozessual klar umgrenzt.
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Praxisbeispiel
Der Unterschied in der Praxis
Ein eingehendes Schriftstück soll automatisiert mittels KI beantwortet werden. Zwei Welten, eine Aufgabe:
Ohne Architektur
- Schriftstück manuell aus Posteingang entnehmen
- Akte händsch anlegen und befüllen
- Dokument manuell ins LLM laden, Prompt schreiben
- Output sichten, kopieren, auf Briefkopf übertragen
- Versenden, Kopie manuell ablegen
- Wiedervorlagen händisch notieren
Mit Workflow Architektur
- Schriftstück löst automatisch einen Workflows aus
- Akte wird automatisch angelegt und befüllt
- Zentral hinterlegter Prompt wird gegen LLM gesendet
- Output qualitätsgesichert und automatisch versandt
- Alle Schritte revisionssicher abgelegt
- Erinnerungsroutine automatisch gestartet
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Fazit
Architektur als strategische Grundlage
Die echten Legal Tech Effizienzgewinne entstehen nicht durch möglichst viele Legal Tech Tools. Sie entstehen durch eine kluge Orchestrierung des Gesamtprozesses als strategisch gedachte Architektur, um einen End-to-End-Prozess automatisieren zu können.
Nicht das nächste Tool entscheidet über den Erfolg Ihrer Legal Tech Strategie. Die Architektur, in der es betrieben wird, tut es.
Die Lösung
Legal
Automation
Mit DEPLAW modellieren und automatisieren Sie den gesamten Legal-Prozess End-to-End.
