Alternative zu RA-MICRO: Legal Tech Plattform DEPLAW

1. DEPLAW vs. RA-MICRO – zwei Generationen Kanzleisoftware im Vergleich

RA-MICRO gehört zum Inventar deutscher Kanzleien. Über 18.000 Standorte, seit den 80er-Jahren am Markt, Funktionstiefe bis in die letzte Nebenkostenpauschale. Wer damit aufgewachsen ist, kennt jeden Menüpunkt – und genau das macht einen Wechsel so schwer.

Trotzdem wird die Frage nach einer RA-MICRO Alternative häufiger gestellt als noch vor drei Jahren. Nicht aus Unzufriedenheit mit einzelnen Funktionen, sondern weil sich die Anforderungen verschoben haben: Homeoffice, browserbasiertes Arbeiten, individuelle Prozessautomatisierung, KI-gestützte Fallbearbeitung. Das ist kein Zukunftsszenario mehr, sondern Tagesgeschäft. Und genau hier stößt eine Software, deren Kern auf Windows-Clients basiert, an architektonische Grenzen.

Dieser Beitrag vergleicht DEPLAW und RA-MICRO dort, wo es für anspruchsvolle Kanzleien tatsächlich einen Unterschied macht.

2. Plattform und Architektur: Browser vs. Windows

RA-MICRO: gewachsen auf Windows

RA-MICRO ist als Windows-Anwendung groß geworden. Die Cloud-Variante über vCloud oder Terminalserver bildet die Desktop-Software in einer gehosteten Umgebung ab – technisch ein Remote-Desktop.

Wer eine echte Browser-Lösung will, landet bei RA-MICRO Essentials: ein separates Produkt mit reduziertem Funktionsumfang für ein bis zwei Arbeitsplätze.

DEPLAW: Cloud-native von Tag eins

DEPLAW ist als Cloud-native Plattform gebaut. Keine Installation, kein Windows-Zwang, keine Terminalserver. Wer trotzdem auf eigener Infrastruktur hosten will, bekommt ein Kubernetes-Cluster – dieselbe Container-Technologie, die Banken und Versicherer für ihre kritischen Systeme verwenden.

Im Kanzleialltag heißt das: Ein Anwalt mit MacBook im ICE arbeitet genauso wie die ReNo am Windows-Rechner im Büro. Ohne VPN, ohne Citrix, ohne dass jemand vorher etwas einrichten muss.

3. Workflow-Automatisierung: wo der eigentliche Abstand liegt

RA-MICRO: Standardprozesse, proprietär

RA-MICRO bringt über Jahrzehnte gewachsene Prozessbausteine mit – E-Workflow, Aktionsketten, automatische Dokumentenzuordnung. Für Standardabläufe wie die Aktenanlage oder den beA-Versand reicht das in der Regel. Die Prozesslogik ist allerdings proprietär, lässt sich nicht exportieren und nicht von Dritten prüfen.

DEPLAW: BPMN 2.0 mit voller Triggertiefe

DEPLAW verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz – und hier liegt der größte Unterschied zwischen den beiden Plattformen.

Die Workflow-Engine basiert auf BPMN 2.0, dem ISO-Standard für Geschäftsprozessmodellierung. Kanzleien modellieren ihre Abläufe visuell in einem grafischen Editor – ohne eine Zeile Code, ohne IT-Abteilung. Das Ergebnis ist exportierbar, dokumentierbar und herstellerunabhängig.

Entscheidend ist die Tiefe der Automatisierung. DEPLAW unterstützt beliebige Event-Trigger:

• Dokumenteneingang – z.B. ein Schriftstück eines bestimmten Beteiligten
• Fristablauf – zeitgesteuerte Eskalation oder Wiedervorlage
• Statuswechsel – ein Mandatsstatus ändert sich, der nächste Schritt startet automatisch
• API-Signal – ein externes System löst einen Workflow aus

Das ermöglicht Szenarien weit über einfache Wenn-Dann-Regeln hinaus: mehrstufige Freigabeketten, automatisierte Schriftsatzläufe mit Bedingungslogik, fallabhängige Eskalationspfade je nach Mandatstyp.

4. KI-Agenten in der Prozesssteuerung

RA-MICRO: KI als separate App

RA-MICRO bietet den JURA KI Assistenten. Die Anwendung anonymisiert Texte lokal, bevor sie an ein Sprachmodell übergeben werden. Datenschutzrechtlich sauber gelöst – aber in der Nutzung eine separate App, die neben der Kanzleisoftware läuft. KI und Kanzleiprozess existieren nebeneinander, nicht ineinander.

DEPLAW: KI orchestriert im Workflow

DEPLAW geht weiter: KI-Agenten werden direkt als Schritte in BPMN-Workflows orchestriert. Konkret bedeutet das:

1. Dokumenteneingang löst automatisch eine KI-gestützte Analyse aus
2. Ergebnis wird in die Akte geschrieben – Klassifikation, Zusammenfassung, extrahierte Datenpunkte
3. Nächster Prozessschritt startet ohne manuellen Eingriff – Fristberechnung, Schriftsatzentwurf, Eskalation

Jeder KI-Schritt ist im Workflow-Diagramm sichtbar, nachvollziehbar und jederzeit anpassbar. Die KI ist kein Werkzeug neben dem Prozess, sondern ein kontrollierter, auditierbarer Bestandteil des Prozesses.

Für Kanzleien mit hohem Fallvolumen verändert das die Art der Fallbearbeitung fundamental: weg von manueller Vorarbeit, hin zu systematischer Orchestrierung von menschlicher Expertise und maschineller Zuarbeit.

5. Was DEPLAW nativ mitbringt – ohne Zusatzmodule

Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich bei Funktionen, die RA-MICRO entweder gar nicht, nur über Drittanbieter oder als kostenpflichtige Zusatzmodule anbietet. Bei DEPLAW sind sie Bestandteil der Plattform:

Zentraler Posteingang für alle Kanäle

beA, E-Mail, Fax, eBO – alles landet in einem einzigen Posteingang. Nicht nur für einen Anwalt, sondern gesellschaftsübergreifend für beliebig viele Berufsträger. Die automatische Zuordnung zu Akten und Beteiligten erfolgt systemseitig, mit menschlicher Endkontrolle über eine Stapelverarbeitungsmaske.

DEPLAW-Kunden verarbeiten damit seit Jahren mehrere tausend bis zehntausend Posteingänge täglich.

Intelligente Textbausteine mit Bedingungslogik

Keine statischen Vorlagen, die man per Copy-Paste anpasst. DEPLAW bietet eine Textbaustein-Datenbank mit komplexen Bedingungen:

• Welcher Absatz erscheint bei welcher Fallkonstellation?
• Welche Formulierung bei welchem Streitwert?
• Automatische Kasus- und Geschlechtsanpassung nach Beteiligtenrolle
• Referenz-Textbausteine, die sich zentral warten lassen – Änderungen greifen sofort in allen verknüpften Dokumenten

Das Ergebnis: individuell zusammengesetzte Schriftsätze über hunderte Seiten – standardisiert, qualitätsgesichert, ohne dass jemand Absätze zusammenkopiert.

Dynamische Formulare zur strukturierten Datenerfassung

Mandatsaufnahme, Schadensmeldung, Erstberatungsbogen – statt freier Textfelder arbeitet DEPLAW mit konfigurierbaren Formularen, die Daten strukturiert abfragen. Die erfassten Informationen fließen direkt in die Akte und stehen als Variablen in Workflows und Textbausteinen zur Verfügung.

Das eliminiert Medienbrüche und stellt sicher, dass jeder Fall von Beginn an vollständig erfasst wird.

Mandantenportal und Online-Akte – inklusive

Das Mandantenportal ist integraler Bestandteil – ohne Drittanbieter, ohne Aufpreis. Mandanten sehen ihre Akte in Echtzeit, können Dokumente hochladen (automatische Komprimierung, Drehung und PDF-Umwandlung inklusive) und den Bearbeitungsstand verfolgen.

Bei RA-MICRO läuft die WebAkte über den Drittanbieter e.Consult und ist kostenpflichtig.

Offene REST API

Die REST API ermöglicht die bidirektionale Anbindung beliebiger Drittsysteme – CRM, Branchentools, interne Datenbanken. RA-MICRO hat Schnittstellen angekündigt, eine offene REST API für externe Systeme ist zum Zeitpunkt dieses Vergleichs aber nicht verfügbar.

6. Wo RA-MICRO nach wie vor stark ist

Fairerweise: RA-MICRO hat Vorteile, die man nicht ignorieren sollte.

• Spezialmodule – Zwangsvollstreckung, Notariat, Lohnbuchhaltung – über Jahrzehnte gewachsen und tief ausgebaut
• Bundesweites Partnernetz mit Vor-Ort-Support und 24h-Notfall-Hotline
• Online-Akademie mit strukturiertem Schulungsprogramm
• Marktpräsenz: 18.000+ Standorte bedeuten, dass es für nahezu jede Frage jemanden gibt, der sie schon einmal beantwortet hat

Wer eine große Kanzlei mit eingespielten RA-MICRO-Prozessen betreibt und keinen Bedarf an individueller Automatisierung hat, fährt damit nach wie vor gut.