Mandantenkommunikation
Nachsendeformular mit Fristerinnerung
Fertiges DEPLAW-Set: Nachsendeformular, Fristbestätigung und automatische Erinnerung als Workflow – exklusiv für DEPLAW-Kunden im Marketplace.
exklusiv für DEPLAW-Kunden
Ablauf
So funktioniert der Ablauf.
Der Workflow verschickt das Formular automatisch und wartet auf die Antwort des Mandanten oder den Ablauf von sieben Tagen – je nachdem verschickt DEPLAW eine Bestätigung oder eine Erinnerung, ganz ohne manuelles Nachfassen.
Start
Nachsendeformular senden
Wird automatisch direkt nach dem Start verschickt
Vollständig?
Prüft, ob der Mandant im Formular eine E-Mail-Adresse angegeben hat
Bestätigung senden
Kurzes Schreiben bei vollständiger Antwort
Ende: bestätigt
Erinnerung senden
Automatisch nach 7 Tagen ohne Antwort, inkl. offenem Betrag
Ende: erinnert
Enthaltene Bausteine
Was im Download steckt.
Nachsendeformular
Bittet den Mandanten, eine Frist zu bestätigen und einen Nachweis hochzuladen – vorausgefüllt mit dem Vornamen aus der Akte.
Orchestrierung
Verschickt das Formular, wartet parallel auf die Antwort oder auf 7 Tage Fristablauf und verzweigt automatisch auf Bestätigung oder Erinnerung.
Bestätigung
Kurzes Bestätigungsschreiben an den Mandanten, sobald das Formular vollständig ausgefüllt zurückkam.
Erinnerung
Erinnerungsschreiben mit offenem Betrag und QR-Zahlungscode, falls die Frist ungenutzt verstreicht.
Ein Mandant soll eine offene Frist bestätigen und einen Nachweis nachreichen – klassischer Fall für ein Nachsendeformular. Dieses Set zeigt, wie sich der komplette Vorgang ohne manuelles Nachfassen abbilden lässt.
Warum sich das lohnt
Nachsendeformulare gehören zu den häufigsten Interaktionen mit Mandanten – und genau deshalb lohnt sich hier Automatisierung besonders. Das Set zeigt exemplarisch das Muster „Formular versenden → auf Antwort oder Frist warten → verzweigen“, das sich auf viele ähnliche Situationen übertragen lässt: fehlende Unterlagen anfordern, Vollmachten nachreichen lassen oder Zahlungsfristen überwachen.
Nach dem Download
Was Sie danach prüfen sollten.
DEPLAW bringt die Import-Funktion für Workflows, Formulare und Textbausteine bereits mit — dieses Set liefert nur die Datei.
Erforderlich
- Absender, Signatur und QR-Zahlungscode (IBAN/BIC) in den Textbausteinen durch Ihre echten Daten ersetzen.
Optional
- Formular-Slug BEISPIEL_NACHSENDUNG, den Prozessnamen und die Textbaustein-IDs beim Import gegen Ihre eigene Namenskonvention prüfen.
- Zeitspanne von 7 Tagen (P7D) im Ereignis „7 Tage“ an Ihre tatsächliche Fristenpraxis anpassen.
- Empfänger-Rolle (_participantRole) prüfen, falls Sie für diesen Vorgang eine andere Mandantenrolle als MANDANT verwenden.
Verwandte Ressourcen
nachsendeformular-fristerinnerung.zip
Exklusiv für DEPLAW-Kunden, Zugangsdaten erforderlich.
Ihr Ansprechpartner
Can Ekinci
Senior Software Developer
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In der Demo besprechen wir, welche Workflows, Formulare und Textbausteine sich für Ihre Kanzlei oder Ihr Haus lohnen.