Aktenanlage & Neumandat
Neumandat: Aktenanlage & Erstschreiben
Fertiges DEPLAW-Set für neue Mandate: Akquiseformular, Aktenanlage-Workflow und Erstschreiben – exklusiv für DEPLAW-Kunden im Marketplace.
exklusiv für DEPLAW-Kunden
Ablauf
So funktioniert der Ablauf.
Sobald die Akte angelegt ist, prüft der Workflow automatisch, ob das Anliegen im Formular ausreichend beschrieben wurde: Bei einer vollständigen Beschreibung verschickt DEPLAW ein Erstschreiben, sonst automatisch eine freundliche Rückfrage.
Start
Anliegen prüfen
Liest das Freitextfeld „Anliegen“ aus dem Akquiseformular aus
Vollständig?
Ja, wenn ein Anliegen angegeben wurde – sonst automatische Rückfrage
Erstschreiben senden
Bestätigt die Aktenanlage und fasst das Anliegen zusammen
Ende: Erstschreiben versendet
Rückfrage senden
Bittet um eine ausführlichere Beschreibung des Anliegens
Ende: Rückfrage versendet
Enthaltene Bausteine
Was im Download steckt.
Akquiseformular
Nimmt das Anliegen einer neuen Mandantschaft auf, erfasst die Gegenseite samt Beleg-Upload und schließt mit der Einrichtung des Onlineakte-Zugangs ab.
Orchestrierung
Prüft nach der Aktenanlage automatisch, ob das geschilderte Anliegen vollständig ist, und verschickt je nach Ergebnis ein Erstschreiben oder eine Rückfrage.
Erstschreiben
Bestätigt die Aktenanlage und fasst das Anliegen laut Formularangaben noch einmal zusammen.
Rückfrage
Bittet höflich um eine ergänzende Beschreibung, falls das Anliegen zu knapp beschrieben wurde.
Jedes neue Mandat beginnt mit denselben Schritten: Anliegen aufnehmen, Gegenseite erfassen, Akte anlegen, erste Rückmeldung geben. Dieses Set bildet genau diesen Ablauf ab – von der Kontaktaufnahme bis zum automatischen Erstschreiben.
Warum sich das lohnt
Die ersten Minuten eines Mandats entscheiden oft über den ersten Eindruck – und sind gleichzeitig der Moment, in dem am meisten manuell nachgefasst wird. Mit diesem Set startet die Kommunikation automatisch und konsistent, unabhängig davon, wer die Akte am Ende fachlich bearbeitet.
Nach dem Download
Was Sie danach prüfen sollten.
DEPLAW bringt die Import-Funktion für Workflows, Formulare und Textbausteine bereits mit — dieses Set liefert nur die Datei.
Erforderlich
- Wichtig: Die Verknüpfung zwischen Formular und automatischer Aktenanlage erfolgt plattformseitig in DEPLAW – hinterlegen Sie BEISPIEL_NEUMANDAT dort als Auslöser für einen neuen Fall bzw. diesen Workflow.
- Login/Signup-Schritt der Onlineakte mit Ihrem Corporate Design und den korrekten AGB-/Datenschutz-Verweisen versehen.
Optional
- Formular-Slug und Feldschlüssel (z. B. MANDANT_ANLIEGEN) an bereits bestehende Platzhalter in Ihrer Instanz anpassen, falls vorhanden.
- Texte von Erstschreiben und Rückfrage sprachlich an Ihre Kanzlei- bzw. Unternehmenskommunikation anpassen.
neumandat-erstschreiben.zip
Exklusiv für DEPLAW-Kunden, Zugangsdaten erforderlich.
Ihr Ansprechpartner
Can Ekinci
Senior Software Developer
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In der Demo besprechen wir, welche Workflows, Formulare und Textbausteine sich für Ihre Kanzlei oder Ihr Haus lohnen.