Akte & Posteingang
Telefonie
Jeder eingehende Anruf durchläuft automatisch eine Rückwärtssuche über Millionen hinterlegter Kontakte – Anrufer, Rolle und passende Akte stehen fest, bevor der Hörer abgenommen wird. Die Telefonanlage läuft dabei vollständig im Browser, ohne Zusatzprogramm oder separate Schnittstelle.
app.dep.lawAnders als ein separates Softphone oder eine reine Anrufweiterleitung ist die Telefonie bei DEPLAW technisch vollständig in die Plattform integriert: Eingehende Anrufe lösen dieselbe Rückwärtssuche aus, die auch für Beteiligtendaten genutzt wird, und landen – wie im zentralen Posteingang – automatisch in der Aktengeschichte des passenden Falls.
Rückwärtssuche über Millionen Kontakte
Bei jedem eingehenden Anruf prüft DEPLAW die Rufnummer in Echtzeit gegen sämtliche hinterlegten Kontakte – Mandanten, Gegner, Gerichte und Behörden gleichermaßen. Die Suche über mehrere Millionen Datensätze braucht dafür deutlich unter einer Sekunde. Liegt ein Treffer vor, sieht die Sachbearbeitung sofort Namen und Rolle des Anrufers, noch bevor das Gespräch überhaupt angenommen ist. Sind mehrere Akten mit derselben Nummer verknüpft, öffnet sich eine Auswahl mit Status und letzter Aktivität je Fall – ein Klick genügt, um die passende Akte zu öffnen.
Jeder gängige SIP-Anbieter kompatibel
Die Telefonanlage selbst bleibt bei DEPLAW ein Browser-Softphone, das ohne Installation und ohne separate Zusatzsoftware auskommt. Statt einer eigenen Infrastruktur wird lediglich eine Nebenstelle bei einem bestehenden SIP-Anbieter angelegt – etwa 3CX, Placetel, Sipgate oder einem anderen gängigen Provider – und die Zugangsdaten in DEPLAW hinterlegt. Ab dem ersten Login ist die Nebenstelle verbunden und einsatzbereit, vollständig verzahnt mit Akte, Workflow und Aktengeschichte in einem einzigen Fenster.
Anrufhistorie statt Zettelwirtschaft
Jedes Gespräch wird automatisch in der Anrufhistorie protokolliert, inklusive Dauer und verknüpfter Akte. Auf einen Blick lässt sich erkennen, zu welchem Anruf bereits eine Telefonnotiz vorliegt und wo noch eine fehlt – gefiltert nach heutigen Gesprächen, allen Anrufen, offenen Notizen oder verpassten Anrufen. Eine Telefonnotiz landet dabei direkt in der Aktengeschichte und ist damit sofort für alle an einem Fall Beteiligten sichtbar und workflow-fähig, statt in einem separaten Anrufprotokoll zu verschwinden.
01
Rückwärtssuche in Echtzeit
Jeder eingehende Anruf wird sofort gegen alle hinterlegten Kontakte geprüft – die Suche durchsucht mehrere Millionen Datensätze in deutlich unter einer Sekunde, noch vor der Gesprächsannahme.
Millionen Kontakte · unter 1 Sekunde
02
Automatische Aktenzuordnung
Wird ein Treffer gefunden, öffnet ein Klick direkt die passende Akte. Sind einer Nummer mehrere Akten zugeordnet, erscheint eine Auswahl mit Status und letzter Aktivität je Fall.
Ein Klick · Auswahl bei mehreren Treffern
03
Rollenerkennung vor Gesprächsbeginn
Noch bevor abgehoben wird, zeigt DEPLAW, in welcher Funktion der Anrufer auftritt – als Mandant, Gegner, Gericht oder Behörde.
Mandant · Gegner · Gericht · Behörde
04
Browserbasiertes VoIP-Softphone
Die gesamte Telefonanlage läuft im Browser: Nebenstelle bei einem gängigen SIP-Anbieter wie 3CX, Placetel oder Sipgate anlegen, Zugangsdaten in DEPLAW hinterlegen, sofort verbunden.
3CX · Placetel · Sipgate · jeder SIP-Anbieter
Beispiel · Eingehender Anruf
Der Anruf klingelt – die Akte steht, bevor der Hörer abgenommen wird.
Vom Klingeln bis zur geöffneten Akte läuft eine einzige automatisierte Kette: Rückwärtssuche, Rollenerkennung, Aktenauswahl und Telefonnotiz greifen ohne Zusatzprogramm ineinander.
Jeder Anruf, dokumentiert
Ein Anrufprotokoll. Keine offene Notiz übersehen.
Jeder eingehende Anruf landet automatisch in der Anrufhistorie – mit zugeordneter Akte, Gesprächsdauer und Status der Telefonnotiz, einsehbar für das gesamte Team.
Weitere Funktionen
Passt gut zu Telefonie.
Akte & Posteingang
Posteingang
Statt getrennter Systeme pro Kanal: beA, E-Mail, Fax und Onlineakte laufen über denselben Posteingang – mit derselben Automatisierung für jede Nachricht.
Akte & Posteingang
beA-Schnittstelle
Eingehende beA-Nachrichten werden automatisch klassifiziert, hunderte Schriftsätze lassen sich im selben Schritt mit eigenem Sendebericht verschicken.
Akte & Posteingang
Onlineakte
Mandanten sehen ihren Fall in Echtzeit, reichen Unterlagen nach und unterzeichnen Vollmachten per Touchscreen – vollständig im Browser, ganz ohne separates Aktenportal.