Das Kontaktbuch ist das zentrale Adressbuch der Kanzlei: alle Kontakte – Mandanten, Gegner, Gerichte, Versicherungen, Sachverständige – fallübergreifend an einem Ort. Kontakte, die Sie in den Beteiligten einer Akte anlegen, erscheinen auch hier; das Kontaktbuch bündelt sie und hilft, den Bestand sauber zu halten.
Suchen, anlegen, anrufen
| Element | Funktion |
|---|---|
| Neuer Kontakt | legt einen Kontakt zentral an – ohne Umweg über eine Akte. |
| Suche | Volltextsuche über Name, Vorname, Anzeigename und weitere Felder. |
| Tel 📞 | ruft die Nummer direkt über die Telefonanbindung an (Klick-zum-Anrufen). |
| Gruppen | Zuordnung zu Kontaktgruppen (z. B. Mandanten, Rechtsschutzversicherung) zum schnellen Filtern. |
Dubletten zusammenführen
Gerade bei häufig zitierten Gegenseiten – Versicherungen, Behörden, wiederkehrenden Gegnern – entstehen über viele Akten hinweg leicht mehrere Einträge desselben Kontakts. Der Duplikatmodus hilft, das zu bereinigen:
- Duplikatmodus einschalten
Er hebt mögliche Doppelungen hervor, die über verschiedene Akten hinweg entstanden sind.
- Kontakte auswählen
Markieren Sie zwei oder mehr Einträge, die denselben Kontakt meinen, über die Auswahlkästchen.
- Zusammenführen öffnen
Mit Zusammenführen öffnet sich ein Dialog, der die Felder aller ausgewählten Kontakte Seite an Seite gegenüberstellt.
Im Dialog entscheiden Sie feldweise, welcher Wert übernommen wird – nicht der ganze Kontakt auf einmal:
Jede Feldzeile zeigt den Wert des einen Kontakts links, den des anderen rechts; mit dem Pfeil « übernehmen Sie den rechten Wert in den linken (verbleibenden) Kontakt. So entscheiden Sie Feld für Feld – etwa welche Telefonnummer, welcher Anzeigename oder welche IBAN am Ende gilt – statt einen kompletten Datensatz zu verwerfen. Beim Speichern verschmelzen die Kontakte zu einem einzigen Eintrag; alle Verknüpfungen zu Akten bleiben dabei erhalten. Über Gruppe zuweisen ordnen Sie mehrere ausgewählte Kontakte gemeinsam einer Gruppe zu, ohne sie zusammenzuführen.
Akten des Beteiligten
Öffnen Sie einen Kontakt, sehen Sie unterhalb seiner Stammdaten die Akten des Beteiligten – alle Fälle, in denen dieser Kontakt als Beteiligter geführt wird:
Die drei Zähler Neue Fälle, Angenommene Fälle und Geschlossene Fälle geben sofort ein Gefühl dafür, wie präsent ein Kontakt in Ihrer Kanzlei ist – bei einer Versicherung etwa, mit der Sie regelmäßig zu tun haben, können das mehrere Tausend Fälle sein. Die Tabelle darunter ist wie andere Fall-Listen filterbar und führt per Klick auf das Aktenzeichen direkt in die jeweilige Akte.