Das Postfach (in der Hauptnavigation) ist der zentrale Ein- und Ausgang der Kanzlei. Alles, was über die angebundenen Kanäle hereinkommt oder hinausgeht – E-Mail, beA, elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) und manuell hochgeladene Dokumente – läuft hier zusammen und wird von hier den Akten zugeordnet.
Ansicht & Filter
Über den Kopf des Postfachs steuern Sie, was angezeigt wird:
| Bedienelement | Funktion |
|---|---|
| Eingang / Ausgang / Ein- und Ausgang | filtert nach Versandrichtung. |
| Unbearbeitet | zeigt nur Dokumente, die noch keiner Akte zugeordnet bzw. noch nicht abgearbeitet sind – Ihre Kontroll- und To-do-Liste. |
| Heute / Gestern / Wochenende & Datumsbereich | schränken den Eingangszeitraum ein. |
| Spalten | Rubrum & Aktenzeichen (zugeordnete Akte), Titel, Eingangsdatum und Eigenschaften (Chips: Richtung, Bearbeitungsstand, Kanal, Statusflags). Über Spalten verwalten anpassbar. |
Ein Dokument bearbeiten & zuordnen
Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den Bearbeiten-Editor: links die Dokumentvorschau (PDF mit Zoom, Seitennavigation, Druck/Download), rechts das Zuordnungs-Panel.
Im Panel ordnen Sie das Dokument zu und reichern es an:
| Feld / Reiter | Bedeutung |
|---|---|
| Geben Sie einen Fall an | die Akte, der das Dokument zugeordnet wird (Aktenzeichen + Rubrum). |
| Geben Sie einen Beteiligten an | optional der konkrete Beteiligte innerhalb der Akte. |
| Titel | Bezeichnung des Dokuments in der Akte. |
| Eingangsdatum | Datum, unter dem es abgelegt wird. |
| Hashtags | freie Schlagworte (z. B. Abrechnungsschreiben) – zugleich Anknüpfungspunkt für Automatisierungen. |
| Berechtigungen | wer das Dokument sehen darf: Anwalt, Mandant, Werkstatt/Gutachter. So steuern Sie z. B., ob ein Schreiben in der Mandanten-Onlineakte sichtbar ist. |
| Reiter Fall | zeigt bzw. bearbeitet Falldaten direkt hier. |
| Reiter Workflow Aufgaben | verknüpft das Dokument mit offenen Workflow-Aufgaben. |
| Reiter Neuer Fall | legt aus dem Dokument heraus direkt eine neue Akte an. |
Stapelverarbeitung
Der Kopf des Panels – Zurück · Weiter (z. B. „1 von 24“) · Speichern / Weiter – führt Sie wie am Fließband durch alle offenen Dokumente: zuordnen, speichern, automatisch das nächste öffnen. So arbeiten Sie einen ganzen Stapel eingescannter oder eingegangener Post in einem Rutsch ab, ohne zwischendurch in die Liste zurückzukehren.
Automatische Zuordnung & Dunkelverarbeitung
Viele Dokumente müssen Sie gar nicht von Hand zuordnen. DEPLAW gleicht eingehende Nachrichten automatisch ab und ordnet sie der richtigen Akte zu:
Ist ein Dokument automatisch zugeordnet, kann es über einen Workflow-Trigger unmittelbar automatisierte Folgemaßnahmen auslösen – etwa eine Frist notieren, eine Wiedervorlage anlegen oder einen kompletten Workflow starten. Das geschieht dunkel (dunkelverarbeitet): vom Eingang bis zur Folgemaßnahme greift kein Mensch ein.
Manuelle Zuordnung & menschliche Kontrolle
Automatik ersetzt die Kontrolle nicht – sie entlastet nur. Alles bleibt nachvollziehbar und übersteuerbar:
- Dokumente ohne erkennbares Aktenzeichen oder bekannte Adresse landen im Filter Unbearbeitet und warten dort auf die manuelle Zuordnung im Bearbeiten-Editor.
- Auch automatisch zugeordnete Dokumente lassen sich jederzeit prüfen und korrigieren – Fall, Beteiligter, Titel und Berechtigungen sind frei änderbar.
- So entscheiden Sie selbst, wie viel „dunkel“ laufen soll und wo ein menschlicher Blick zwischengeschaltet bleibt.
Dokumente einliefern & verwalten
- ↑ Hochladen – ein Dokument (z. B. eingescannte Papierpost) manuell in den Posteingang stellen.
- Stapelverarbeitung – mehrere Dokumente nacheinander im Bearbeiten-Editor abarbeiten (auch je Zeile über das ⋮-Menü, dort ebenfalls Löschen).
- Alle meine Dokumente entsperren – hebt Ihre Bearbeitungssperren auf. Ein geöffnetes Dokument wird gesperrt, damit es nicht zwei Personen gleichzeitig bearbeiten.