Unter Einstellungen → Vorlagen → Dynamische Formulare bauen Sie strukturierte Formulare, die Daten geführt erheben – vom Mandanten oder intern. Ein Formular wird einmal zentral gestaltet und dann je nach Typ eingesetzt.
Die Formulartypen
Der Typ legt fest, wo und wie ein Formular zum Einsatz kommt:
| Typ | Intern | Einsatz |
|---|---|---|
| Akquise | ACQUISITION |
Neumandats-Erhebung: Ein Interessent füllt das Formular aus, DEPLAW legt daraus eine neue Akte an. |
| Nachsende | FORWARD |
An einen bestehenden Mandanten in einer Akte – siehe Nachsendeformulare. Die Antworten fließen in die Akte zurück. |
| Extern | EXTERNAL |
Öffentlich einbettbares Formular (z. B. auf Ihrer Website), das ohne Mandantenportal ausgefüllt werden kann. Wird es aus einem Workflow heraus verschickt (NewForwardForm), läuft der Link zu dem Datum ab, das Sie dort über _expiresAt setzen – bei öffentlich erreichbaren Formularen sollten Sie immer ein echtes Ablaufdatum vergeben. |
| Telefonanfrage | PHONEREQUEST |
Mandate aufnehmen, ohne dass dafür eine Nutzer-Anmeldung nötig ist – etwa bei einer telefonischen Anfrage. Technisch wie ein Akquiseformular (es eröffnet eine neue Akte), aber ohne den Baustein Anmeldemaske: Der Schritt entfällt komplett. |
Der Formular-Designer
+ Formular anlegen öffnet den Designer. Über Formulareinstellungen legen Sie Titel, Slug, Beschreibung, Typ und Größe fest; danach ziehen Sie Bausteine aus der Components-Palette per Drag-and-drop auf die Fläche:
Die Palette ist nach Input, Selection und Presentation gegliedert. Neben Standardfeldern (Text, Zahl, Datum, Datei) gibt es DEPLAW-spezifische Bausteine:
- Beteiligter / Beteiligten Gruppe – erheben ganze Kontaktdatensätze, die direkt als Beteiligte in die Akte übernommen werden.
- Euro field – Beträge; Date time – Datumsangaben.
- Unterschrift – rechtsverbindliche Unterschrift (z. B. für Vollmachten).
- Dokument Hochladen / Dokument Anzeigen – Dateien anfordern oder ein Dokument einblenden.
- Zip-Upload – nimmt ein Zip-Archiv entgegen und filtert daraus bestimmte Dokumente, die anschließend in die Akte hochgeladen werden.
- Mollie Payment – eine Zahlung direkt im Formular einziehen.
- Anmeldemaske – Portal-Registrierung des Mandanten; Verstecktes Feld – vorbelegte, nicht sichtbare Werte; Have I Been Pwned – Passwortprüfung.
Bausteine im Detail
Dokument hochladen: Dateitypen und Tag
Über Dokument Hochladen lädt der Ausfüllende Dateien hoch, die in die Akte übernommen werden. Zulässig sind PDF, JPEG, PNG, HEIF/HEIC (iPhone-Fotos) und CSV. Die Liste ist von der Plattform fest vorgegeben und lässt sich im Formular nicht ändern. Andere Formate (z. B. Word oder Excel) können über diesen Baustein nicht hochgeladen werden; für ZIP-Dateien gibt es den Zip-Upload.
Der am Baustein gesetzte Tag bestimmt, mit welchem Tag das Dokument in der Akte abgelegt wird – beim Zip-Upload gilt das je Dokument. Über diesen Tag findet später auch eine Extraktionsvorlage das Dokument: Soll ein Upload per KI ausgelesen werden, verwenden Sie genau den Tag, auf den die Vorlage filtert.
Zip-Upload: welche Dokumente übernommen werden
Beim Zip-Upload lädt der Ausfüllende eine ZIP-Datei hoch. Beim Absenden werden nur die Dokumente aus der ZIP in die Akte übernommen, die Sie am Baustein angegeben haben – alles andere wird ignoriert. Sie können beliebig viele Dokumente festlegen, jeweils als eigener Eintrag:
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
path |
der direkte Pfad in der ZIP (z. B. vertrag.pdf oder ordner/datei.pdf) oder – bei eingeschaltetem Regex – ein regulärer Ausdruck |
regex |
true schaltet den regulären Ausdruck für path ein. Ohne dieses Flag wird path als fester Pfad gelesen – ein Regex findet dann nichts |
title / tag |
Titel und Tag, mit denen das Dokument in der Akte abgelegt wird |
required |
macht dieses Dokument in der ZIP zur Pflicht |
multifile |
erlaubt mehrere Dateien für diesen Eintrag (z. B. alle Rechnungen eines Ordners) |
markAsEdited |
setzt das Dokument in der Akte automatisch auf „bearbeitet“ |
Die Eigenschaft Required am Baustein selbst macht den Zip-Upload als Ganzes zur Pflicht. Landet ein Dokument aus der ZIP nicht in der Akte, ist meist der Pfad nicht eingetragen oder weicht ab (Ordner, Groß-/Kleinschreibung) – oder ein Regex wurde ohne regex: true angegeben.
Eigener Weiter-Knopf (Fortfahren)
Jeder Schritt schließt standardmäßig mit dem normalen Weiter- bzw. Absenden-Knopf, dessen Beschriftung sich nicht ändern lässt. Soll der Knopf anders heißen (z. B. „Fortfahren“), fügen Sie stattdessen den Presentation-Baustein Fortfahren (technisch customnext) ein: Er ersetzt den Standard-Knopf, sein Label ist die Beschriftung. Er sammelt keinen Wert, hat also keinen Key. Platzieren Sie ihn dort, wo der Knopf erscheinen soll – üblicherweise als letzten Baustein des Schritts in einer eigenen Zeile. Pro Schritt höchstens einen. Die Seiteneinstellung „Weiter/Absenden“-Button verstecken lassen Sie dafür aus.
Unterschrift: als Dokument oder als Platzhalter
Für die Unterschrift gibt es zwei Varianten – je nachdem, was mit ihr passieren soll:
signatureerzeugt aus der Unterschrift direkt ein Dokument. Im Editor tragen Sie dazu die ID des Textbausteins, aus dem das Dokument entsteht, in das Feld Inhalt ein. Gut, wenn genau ein festes Dokument unterschrieben werden soll.signatureRawspeichert die Unterschrift nur in einem Textplatzhalter (dem Key des Bausteins). Sie lässt sich dann frei in jeden Textbaustein einfügen, z. B. mit{{MANDANT_UNTERSCHRIFT_VOLLMACHT}}. Einstellbar sind Key, Beschreibung, deaktiviert, schreibgeschützt und Pflichtfeld. Der Key ist Pflicht und muss GROSSGESCHRIEBEN sein – sonst bleibt der Platzhalter im Textbaustein leer.
Text mit erweitertem HTML
Der HTML-Inhalt eines Text-Bausteins wird vor der Anzeige bereinigt: iframes und Videos werden dabei entfernt, nur einfache Formatierung bleibt. Nur wenn an diesem Baustein die Option allowExtendedHtml gesetzt ist, darf er zusätzlich iframes und Videos einbinden – etwa ein Erklärvideo. Ohne die Option verschwindet das eingebettete Element kommentarlos, es gibt keine Fehlermeldung. Setzen Sie sie nur dort, wo sie gebraucht wird, und binden Sie nur Quellen ein, die Sie ausdrücklich wollen – besonders bei externen, öffentlich erreichbaren Formularen.
Mehrseitige Formulare
Ein Formular ist in Seiten (Abschnitte) gegliedert – rechts im Designer sehen Sie die Seitenliste (z. B. Intro, Forderung 1, Gegner, Anmeldung). Über Hinzufügen legen Sie eine neue Seite an, jede Seite hat ein Zahnrad für ihre Einstellungen. Auf der ausfüllenden Seite führt der Presentation-Baustein Fortfahren den Nutzer von einer Seite zur nächsten.
Feld-Eigenschaften
Klicken Sie im Designer auf ein Feld, öffnet sich rechts sein Eigenschaften-Panel. Es ist bei allen Feldtypen ähnlich aufgebaut:
Die wichtigsten Eigenschaften und ihre Funktion:
| Eigenschaft | Funktion |
|---|---|
| Field label | die sichtbare Beschriftung des Feldes (auch per FEEL ƒx). |
| Field description | erklärender Hinweistext unter dem Feld. |
| Key | der Variablenname, unter dem die Antwort gespeichert wird („bindet an eine Formularvariable“, z. B. ANSPRUCHSHOEHE_1). Über diesen Key sprechen Sie das Feld in Bedingungen und als Platzhalter an. |
| Default value | Vorbelegung des Feldes (Wert oder FEEL). |
| Disabled / Read only | Feld ausgegraut bzw. nur lesbar (Read only auch per FEEL). |
| Condition → Hide if | FEEL-Ausdruck; ergibt er true, wird das Feld ausgeblendet. |
| Layout → Columns | Spaltenbreite im Raster (Auto, 1, 2 …) für mehrspaltige Anordnung. |
| Tooltip | ein Info-Symbol am Feld mit Tooltip header + Text (Basic HTML) – Hilfestellung beim Ausfüllen. |
| Validation | Required (Pflichtfeld) sowie Minimum / Maximum (Wertgrenzen, je per FEEL) – z. B. Betrag zwischen 25 und 250.000 €. |
| Custom properties | eigene Zusatzattribute für Sonderfälle. |
Formularschritteinstellungen
Über das Zahnrad an einer Seite öffnen Sie deren Formularschritteinstellungen. Hier steuern Sie die ganze Seite – am wichtigsten ist die Bedingung, mit der eine Seite nur unter Umständen erscheint:
- Bedingung – ein FEEL-Ausdruck, der entscheidet, ob die ganze Seite angezeigt wird. Er greift auf die Keys vorheriger Felder zu – z. B. zeigt
MEHRERE_FORDERUNGEN = "Ja"die Seite „2. Forderung“ nur, wenn zuvor „mehrere Forderungen“ gewählt wurde. Die Expression muss nicht mit=beginnen. - Disable „Zurück“-Button – graut den Zurück-Button auf dieser Seite aus.
- Bei „Zurück“ überspringen – überspringt die Seite bei der Rückwärts-Navigation (z. B. reine Zwischenseiten).
- „Weiter/Absenden“-Button verstecken – blendet den Weiter- bzw. Absenden-Button aus (etwa, wenn eine Aktion den Schritt selbst weiterschaltet).