Die Postfach-Weiche (Einstellungen → Kommunikation → Postfach-Weiche) sorgt dafür, dass eingehende Nachrichten automatisch am richtigen Ort landen, statt alle im selben Eingang zu sammeln. Sie prüft jede neue E-Mail- und beA-Nachricht anhand von Regeln und verschiebt sie bei Bedarf in einen anderen Ordner – zuverlässig im Hintergrund, ohne dass jemand von Hand sortieren muss.
Wozu die Postfach-Weiche?
Ohne Vorsortierung landet die gesamte Kommunikation eines Postfachs in einem einzigen Eingangsordner: wichtige Fristsachen zwischen Newslettern, vertrauliche beA-Post neben Alltagskorrespondenz. Das kostet Zeit und birgt das Risiko, dass etwas übersehen wird.
Die Postfach-Weiche automatisiert diese Sortierung. Die Zielordner sind dieselben, die Sie beim E-Mail- bzw. beA-Postfach angelegt haben. So bauen Sie sich eine saubere Ablage-Struktur, in die eingehende Nachrichten sich selbst einsortieren.
So funktioniert das Routing
- Pro Postfach hinterlegen Sie beliebig viele Regeln. Jede Regel hat eine Bedingung in FEEL, einen Quell- und einen Zielordner sowie eine Priorität.
- Trifft eine neue Nachricht im Quellordner ein, prüft die Weiche die Regeln der Reihe nach – niedrigere Priorität zuerst. Die erste zutreffende Regel verschiebt die Nachricht in ihren Zielordner; danach endet die Prüfung für diese Nachricht.
- So fangen spezielle Regeln (niedrige Zahl) Sonderfälle ab, bevor eine allgemeine Auffangregel greift – vergleichbar mit E-Mail-Filtern, aber inklusive der beA-Metadaten des elektronischen Rechtsverkehrs.
Eine Regel anlegen
Mit Regel hinzufügen öffnet sich der Regel-Editor. Er ist zweigeteilt: links definieren Sie die Regel, rechts steht die Variablenreferenz – ein Klick auf eine Variable kopiert sie in die Bedingung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung der Regel. |
| Bedingung (FEEL) | der FEEL-Ausdruck, der über die Variablen der Nachricht entscheidet, ob die Regel greift – z. B. contains(SUBJECT, "Mahnung"). |
| Quellordner | der Ordner, in dem die Nachricht ankommt und geprüft wird. |
| Zielordner | wohin sie bei zutreffender Bedingung verschoben wird. |
| Aktiv | schaltet die Regel scharf. |
| Als gelesen markieren | markiert die verschobene Nachricht zugleich als gelesen. |
| Postfächer & Priorität | über + Zuordnung ordnen Sie die Regel einem oder mehreren Postfächern zu und vergeben je eine Priorität (niedrigere zuerst). Über Entfernen lösen Sie eine Zuordnung wieder. |
Bedingungen in FEEL
Die Bedingung ist ein FEEL-Ausdruck, der true oder false ergibt. Er greift auf die Eigenschaften der eingehenden Nachricht als Variablen zu, die rechts im Editor aufgelistet sind – ein Klick kopiert die jeweilige Variable. Beispiel: contains(SUBJECT, "Mahnung") verschiebt alle Nachrichten, deren Betreff „Mahnung“ enthält; FROM = "gericht@example.de" trifft auf einen bestimmten Absender.
Variablen jeder Nachricht
| Variable | Inhalt |
|---|---|
ID |
eindeutige technische ID der Nachricht |
RECEIVEDDATE / SENTDATE |
Empfangs- bzw. Versanddatum (deutsches Format) |
FROM |
Absenderadresse |
TO / CC / BCC / REPLYTO |
Empfänger-, Kopie-, Blindkopie- bzw. Antwortadressen (getrennt durch ;) |
SUBJECT |
Betreff |
CONTENT |
Textinhalt / Nachrichtentext |
HASATTACHMENT |
Anhänge vorhanden ("Ja"/"Nein") |
ATTACHMENTS |
Dateinamen der Anhänge (getrennt durch ;) |
FLAGS |
gesetzte Flags (z. B. gelesen, markiert) |
FOLDER |
Ordner, in dem die Nachricht liegt |
TYPE |
Typ der Nachricht |
Zusätzliche beA-Variablen
Für beA-Nachrichten stehen zahlreiche Metadaten aus dem elektronischen Rechtsverkehr bereit:
| Variable | Inhalt |
|---|---|
BEA_CONFIDENTIAL |
als vertraulich markiert ("Ja"/"Nein") |
BEA_EEBREQUIRED |
Empfangsbekenntnis (EEB) erforderlich |
BEA_STRUCTURETYPE |
Strukturtyp der beA-Nachricht |
BEA_RECEPTIONTIME / BEA_DELIVERED / BEA_SENT |
Eingang im beA-System / Zustellung / Versand |
BEA_REFERENCE_RECIPIENT / BEA_REFERENCE_SENDER |
Referenznummer des Empfängers bzw. Absenders |
BEA_XJUSTIZ_OWNREFERENCEID / BEA_XJUSTIZ_REFERENCEMESSAGEID |
eigene bzw. referenzierte XJustiz-Referenz |
BEA_XJUSTIZ_HASEEB / BEA_EEB_SUCCESS |
EEB liegt vor / EEB erfolgreich übermittelt |
BEA_EEB_DELIVEREDAT / BEA_EEB_DENIALREASON / BEA_EEB_DENIALCODE |
EEB-Zustellzeitpunkt bzw. Ablehnungsgrund/-code |
BEA_VERIFICATION_STATUS / BEA_VERIFICATION_HASREPORT |
Status der Signaturprüfung / Prüfbericht vorhanden |
BEA_VERIFICATION_BUSINESSCARD / BEA_VERIFICATION_GENERALREPORT |
Visitenkarte des Absenders / allgemeiner Prüfbericht |
Anwendungsfall 1: Vertrauliche beA-Post aussortieren
Als vertraulich gekennzeichnete beA-Nachrichten sollen häufig nicht im allgemeinen Postfach sichtbar sein, sondern nur für berechtigte Personen. Eine Regel mit der Bedingung
BEA_CONFIDENTIAL = "Ja"verschiebt solche Nachrichten automatisch in einen geschützten Zielordner – so bleiben sensible Inhalte vom allgemeinen Eingang getrennt, ohne dass jemand sie manuell umsortieren muss.
Anwendungsfall 2: Parallelbetrieb mit automatischer Zugehörigkeitsprüfung
Wird DEPLAW für ein gezieltes Projekt innerhalb Ihrer bestehenden Landschaft eingesetzt, teilen sich DEPLAW und der reguläre Kanzleibetrieb oft dieselben Kommunikationskanäle (E-Mail, beA …). Damit beide Systeme sauber nebeneinander laufen, prüft die Postfach-Weiche jede eingehende Nachricht darauf, ob sie zu einem in DEPLAW geführten Fall gehört:
- Zugehörige Nachrichten bleiben in DEPLAW und werden dort weiterverarbeitet.
- Nicht zugehörige Nachrichten wandern in einen Unterordner und stehen von dort anderen Systemen zur Verfügung.
So lässt sich ein Parallelbetrieb umsetzen, bei dem eine automatisierte Prüfung die Zuordnung „gehört zu DEPLAW / gehört nicht zu DEPLAW“ übernimmt – niemand muss die gemeinsamen Kanäle von Hand trennen.