Am schnellsten verstehen Sie Workflows, indem Sie einen bauen. In diesem Tutorial entsteht ein einfacher Mahnlauf: Er prüft nach dem Anlegen einer Akte den offenen Betrag und verschickt – nur wenn etwas offen ist – automatisch eine Mahnung. Sonst wird der Fall direkt abgeschlossen.

Das bauen wir

Forderungssaldo lesen × offen > 0 sonst Mahnung erstellen Per beA versenden Abschluss

Ziel: Nach dem Lesen des Saldos entscheidet ein exklusives Gateway. Nur der obere Pfad (offen > 0) erstellt und versendet die Mahnung; sonst endet der Workflow direkt.

Schritt für Schritt

  1. Prozess anlegen und startbar machen

    Legen Sie im Workflow-Editor einen neuen Prozess an und setzen Sie in den Custom Properties die Eigenschaft Startable. Nur dann lässt er sich später in einer Akte starten. Ziehen Sie ein StartEvent auf die Zeichenfläche.

  2. Auslöser festlegen

    Bestimmen Sie, wann der Workflow läuft. Für den Automatikbetrieb hinterlegen Sie eine Startregel auf das Event „Neue Akte". Zum Ausprobieren reicht der manuelle Start im Workflow-Reiter der Akte.

  3. Ersten Schritt einfügen: Saldo lesen

    Fügen Sie über Element erstellen eine ServiceTask ein, die den Forderungssaldo bereitstellt. Damit steht u. a. die Variable FORDERUNG_OFFEN zur Verfügung (siehe Variablenreferenz). Verbinden Sie das StartEvent per Sequenzfluss mit dieser Aufgabe.

  4. Entscheidung modellieren

    Setzen Sie ein exklusives Gateway hinter die Aufgabe. An den oberen Sequenzfluss schreiben Sie die FEEL-Bedingung = bigDecimal(FORDERUNG_OFFEN) > 0. Der untere Fluss wird der Standardpfad („sonst") – so läuft der Workflow nie in einen Vorfall, wenn nichts offen ist.

  5. Mahnung erzeugen und versenden

    Am „offen > 0"-Pfad hängen Sie zwei ServiceTasks: eine erstellt das Mahnschreiben (aus einem Textbaustein mit Platzhaltern wie FORDERUNG_OFFEN), die zweite versendet es. Beträge formatieren Sie dabei mit euro(...).

  6. Enden zusammenführen

    Führen Sie beide Pfade auf ein EndEvent. Der „sonst"-Pfad endet direkt (Abschluss), der Mahn-Pfad nach dem Versand.

  7. Speichern und testen

    Speichern Sie den Prozess. Starten Sie ihn in einer Akte und verfolgen Sie den Verlauf farblich: grün = durchlaufen, blau = aktuelle Position, rot = Fehler. FEEL-Bedingungen lassen sich direkt in der Akte testen.

  8. Überwachen

    Kontrollieren Sie die Vorfälle täglich. Für große Aktenmengen starten Sie denselben Prozess später gedrosselt über die Batch-Verarbeitung.

Wie es weitergeht

  • Wiederkehrende Teile (z. B. den Mahn-Block) als Subworkflow auslagern und wiederverwenden.
  • Statt fester Werte konsequent mit Platzhaltern & FEEL rechnen – etwa Fristen mit parseDate(...) oder Gebühren mit calcRVGwithDate(...).
  • Auf Reaktionen warten: mit einem ereignisbasierten Gateway auf eine Antwort in der Akte oder einen Timer reagieren.