Unter Einstellungen → System → Dokumentenklassifizierung hinterlegen Sie Regeln, die eingehende Dokumente automatisch prüfen und mit einem Hashtag (Tag) versehen. Trifft die inhaltliche Bedingung einer Regel auf ein Dokument zu, erhält es den hinterlegten Tag. Dieser Tag ist der Motor der Automatisierung – über ihn lassen sich:
- Workflows automatisiert starten (per Startregel),
- die klassifizierten Dokumente automatisch als Anlage beifügen,
- oder die Dokumente gezielt als LLM-Kontext mitgeben (z. B. über
TAG(...)im Task PromptToLLM).
Eine Klassifizierungsregel
Mit + Regel hinzufügen öffnet sich der Regel-Editor. Eine Regel vergibt bei Treffer einen oder mehrere Hashtags und besteht aus Bedingungen, die Sie über UND/ODER-Gruppen kombinieren.
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Name / Beschreibung | Bezeichnung und Zweck der Regel. |
| Hashtags | die Tags, die bei zutreffender Regel vergeben werden. |
| Regeltyp | die Art des Abgleichs – z. B. ob eine bestimmte Phrase im Dokument vorkommt. |
| Phrase | der gesuchte Text. |
| Konkatenation | verknüpft mehrere Bedingungen zu Gruppen mit UND / ODER, sodass sich auch komplexe Muster abbilden lassen. |
| Status | Aktiviert oder Deaktiviert; Regeln lassen sich außerdem importieren und exportieren. |
Statistische vs. KI-basierte Klassifizierung
Diese Seite beschreibt die statistische (regelbasierte) Klassifizierung – sie prüft feste inhaltliche Kriterien (Regeltyp + Phrase). Alternativ kann DEPLAW Dokumente per Sprachmodell klassifizieren (Workflow-Task ClassifyCaseFiles).
| Ansatz | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Statistisch (regelbasiert, diese Seite) | für im Aufbau wiederkehrende Schriftstücke – gerichtliche Schriftsätze, Abrechnungen u. Ä. Empfehlenswert wegen hoher Performance, Stabilität und geringem Ressourceneinsatz. |
| KI-basiert (LLM) | für inhaltlich variable oder unstrukturierte Dokumente, bei denen feste Phrasen nicht ausreichen. Flexibler, aber rechenintensiver. |