Der Reiter Beteiligte listet alle am Fall beteiligten Personen und Stellen – nach ihrer Rolle gruppiert (z. B. Mandant, Gegner, Gericht). So ist auf einen Blick klar, wer im Verfahren welche Funktion hat.
Beteiligte ansehen
- Links stehen die Rollen mit den zugeordneten Kontakten. Über den Aufklapp-Pfeil vor einem Namen öffnen Sie dessen Details.
- Fahren Sie mit der Maus über einen Kontakt, erscheinen rechts weitere Informationen (Anschrift, Kommunikationswege).
Einen Beteiligten hinzufügen
Über das + unter einer Rolle öffnet sich rechts der Bereich Neuen Kontakt zuordnen:
- Kontakt – ein Suchfeld über Ihr Kontaktbuch. Tippen Sie einen Namen, erscheinen passende Kontakte (mit Anrede/Firma, E-Mail und Telefon). Ganz oben steht + Neuen Kontakt anlegen – so erfassen Sie einen noch unbekannten Kontakt direkt hier.
- Rolle – die Funktion des Beteiligten im Fall. Zur Auswahl steht eine feste Liste, u. a. Mandant, Gegner, Zeuge, Anwalt/Anwalt Gegner, Versicherung/Rechtsschutzversicherung, diverse Gerichte (Mahngericht, Vollstreckungsgericht, Gericht I.–III. Instanz), Gerichtsvollzieher, Sachverständige (Gutachter, Arzt), Drittschuldner, Schuldnerberater und Sonstige.
- Betreff – eine optionale Notiz zur Zuordnung (z. B. „Sachbearbeiter Schadenabteilung“).
Mit Speichern erscheint der Beteiligte unter seiner Rolle in der Liste.
Betreff und Aktenzeichen eines Beteiligten
Jede Zuordnung hat neben dem Betreff ein eigenes, fallspezifisches Feld Aktenzeichen. Dort steht das Aktenzeichen, unter dem dieser Beteiligte das Verfahren führt – bei einem Gericht also das gerichtliche Aktenzeichen, z. B. 3 O 223/22 beim Landgericht. Beides pflegen Sie in der Ansicht Kontakt Bearbeiten der Zuordnung:
- Betreff – frei formulierbar, z. B. „In dem Rechtsstreit XX ./. YY“. Über die Detailsuche der Aktenübersicht finden Sie Akten auch anhand dieses Betreffs.
- Aktenzeichen – das Aktenzeichen des Beteiligten, getrennt vom Betreff. Ihr kanzleiinternes Aktenzeichen in den Stammdaten bleibt davon unberührt.
In Workflows setzen Sie das Feld über die Variable _caseIdReceiver – in den Servicetasks Beteiligten hinterlegen (ParticipantCaseNew), Kontakt ändern (ParticipantUpdate) und Schreiben erzeugen & per E-Mail versenden (NewEmailLetter). Mehr dazu unten unter Automatisierung.
Einen Beteiligten öffnen: die Detailansicht
Ein Klick auf einen Namen öffnet rechts die Detailansicht des Beteiligten. Oben stehen drei Aktionen, darunter die Kontaktdaten – und ganz unten zwei aufklappbare Bereiche: Akten des Beteiligten und Platzhalter.
- Fallspezifisch Bearbeiten – passt die Daten des Kontakts nur für diese Akte an (z. B. eine abweichende Zustelladresse), ohne den zentralen Kontaktbuch-Eintrag zu verändern. Jede Änderung wird versioniert (Version 2 von 2 mit Blättern), sodass frühere Stände nachvollziehbar bleiben. Neben Stammdaten, Adresse und Kontaktdaten pflegen Sie hier auch Gruppen, die Vorsteuerabzugsberechtigung sowie die Kontodaten (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Debitorenkontonummer).
- Neues Dokument erstellen / Neue E-Mail erstellen – startet Schreiben bzw. E-Mail direkt an diesen Beteiligten adressiert (mit dessen Platzhaltern vorbelegt).
Akten des Beteiligten (referenzierte Akten)
Der Bereich zeigt alle Akten, in denen dieser Kontakt vorkommt – über Rollen und Fälle hinweg. So springen Sie von einem Kontakt aus zu jedem seiner Verfahren.
Zähler oben trennen neue, angenommene und geschlossene Fälle; die Tabelle lässt sich nach Status filtern. Ein Klick auf Aktenzeichen oder Rubrum öffnet die jeweilige Akte.
Beteiligtenbezogene Platzhalter frei vergeben
Neben den festen Feldern (Name, Adresse, IBAN …) können Sie einem Beteiligten eigene Platzhalter geben – etwa eine Schadennummer der Versicherung oder ein Kundenkennzeichen. Über + Platzhalter hinzufügen öffnet sich:
- Platzhalter – der Name des Feldes (Pflicht). In GROSSBUCHSTABEN wird er zum Fall-Platzhalter.
- Wert – ein vollwertiger Rich-Text-Wert: Sie können den Inhalt formatieren und sogar Tabellen oder Bilder einbetten, nicht nur reinen Text.