Der Reiter Dokumente ist das Herzstück jeder Onlineakte: Er führt den gesamten Schriftverkehr eines Falls chronologisch zusammen – hochgeladene Dateien, aus Vorlagen erzeugte Dokumente, versendete E-Mails und interne Notizen. So ist auf einen Blick nachvollziehbar, was in einer Akte passiert ist.
Die Dokumentenliste
Jede Zeile ist ein Dokument oder Vorgang der Akte. Die Standardspalten:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Bezeichnung des Dokuments; darunter erscheinen zugeordnete Schlagworte |
| Anlagentitel | Titel einer zugehörigen Anlage, sofern vorhanden |
| Eingangsdatum | Datum, an dem das Dokument in die Akte gelangt ist |
| Richtung | Eingehend oder Ausgehend – die Kommunikationsrichtung |
| Status | Bearbeitungsstand, z. B. Bearbeitet |
Über den Aufklapp-Pfeil am Zeilenanfang lässt sich eine Zeile öffnen, um Details und Anlagen zu sehen.
Suchen, filtern und Spalten anpassen
- Das Suchfeld über der Liste durchsucht die Dokumente des Falls.
- Filter zurücksetzen entfernt alle gesetzten Filter, Tabelle aktualisieren lädt den aktuellen Stand neu.
- Unter der Liste passen Sie mit Spalten verwalten und Spalten zurücksetzen die sichtbaren Spalten an und sichern die Ansicht mit Konfiguration speichern für den nächsten Besuch. Dort wählen Sie auch die Einträge pro Seite und blättern durch längere Listen.
Aktionen in dieser Akte
Über der Liste liegt die Aktionsleiste der Akte:
- Hochladen – externe Datei hinzufügen → Anleitung
- Notiz – interne Notiz erfassen
- Dokument – Dokument aus einer Vorlage erzeugen
- Email – E-Mail schreiben, als Entwurf speichern oder versenden
- Formular – dynamisches Formular starten
- Exportieren – Inhalte exportieren
E-Mails als Entwurf
E-Mails lassen sich als Entwurf in den Dokumenten der Akte speichern und dort weiter bearbeiten. So kann jede E-Mail vor dem Versand vorgelegt und geprüft werden – egal, ob sie von Hand geschrieben oder automatisch von einem Workflow erstellt wurde.
- Layoutecht abgelegt: Entwürfe und versendete E-Mails werden so gespeichert, wie sie beim Empfänger ankommen. Die HTML-Vorlage und alle Gestaltungs- und Formatierungseinstellungen werden gerendert und revisionssicher als PDF in der Akte abgelegt.
- Automatisch erstellt: Auch ein Servicetask im Workflow kann eine E-Mail als Entwurf anlegen, statt sie sofort zu versenden.
- Im Workflow prüfen: Den vorgerenderten Entwurf können Sie als Vorschau in eine Benutzeraufgabe einbinden. So wird die Prüfung durch einen Menschen zum festen Schritt im automatisierten Ablauf (Human in the Loop).