Ein Workflow läuft immer im Kontext einer Akte. Sein Lebenszyklus hat vier Phasen: Start, Ausführung, Datenfluss zur Laufzeit und Ende.
Start
Ein Workflow wird innerhalb einer Akte gestartet – entweder automatisiert über eine Startregel oder manuell durch einen Anwender im Workflow-Reiter der Akte. Beim Start übergibt DEPLAW sämtliche Daten der Entitäten aus der Akte als Variablen an den Workflow. Alle Variablen werden dabei standardmäßig als Zeichenketten (Strings) übergeben (siehe Variablenkonzept).
Ausführung
Die Workflow-Engine arbeitet die im Prozessmodell definierten Elemente ab. Sobald sie eine ServiceTask bereitstellt, führt DEPLAW die hinterlegte Funktion aus und übergibt das Ergebnis zurück an die Engine, die daraufhin zum nächsten Element weitergeht.
Datenfluss während der Laufzeit
Der Datenaustausch ist bidirektional – Daten und Workflow bleiben in beide Richtungen synchron:
- Vom Workflow in die Akte: Jede Variable, die innerhalb eines Workflows erzeugt wird, landet unmittelbar nach Ausführung des erzeugenden Elements in den Platzhaltern der Akte.
- Von der Akte in den Workflow: Werden Daten in der Akte während der Laufzeit geändert – etwa ein Platzhalter oder die Daten eines Beteiligten –, so werden diese Änderungen nach dem Speichern automatisch in den laufenden Workflow propagiert.
Ende
Ein Workflow endet, sobald sein EndEvent erreicht ist. Alternativ kann er vorzeitig beendet werden – durch eine manuelle oder eine automatisierte Aktion.