Ein Workflow ist eine Automatisierung, die innerhalb einer Akte abläuft. Beschrieben wird er als BPMN-Modell und aus wenigen Elementtypen zusammengesetzt. Die Workflow-Engine führt diese Elemente entlang der modellierten Reihenfolge aus; die fachliche Arbeit innerhalb der Aufgaben übernimmt DEPLAW.
So lesen Sie die Diagramme
Alle Workflow-Diagramme in dieser Doku nutzen die BPMN-Symbolik. Diese kleine Legende reicht, um sie zu verstehen:
Prozess
Der Prozess ist die äußere Klammer eines Workflows – das gesamte BPMN-Modell, das in einer Akte ausgeführt wird. Er kann als ausführbar (Startable) konfiguriert werden und besitzt genau einen Startpunkt sowie einen oder mehrere Endpunkte. Ein Prozess kann andere Prozesse als Subworkflow (Call Activity) einbinden, um wiederkehrende Abläufe auszulagern und wiederzuverwenden.
Wiederverwendung: Die dickrandige Call Activity im Hauptprozess startet einen eigenständigen Subworkflow. So kapseln Sie wiederkehrende Abläufe einmal und rufen sie aus beliebig vielen Prozessen auf.
Aufgaben (Tasks)
Aufgaben sind die Schritte, in denen tatsächlich gearbeitet wird.
- ServiceTasks sind Aufgaben, hinter denen eine konkrete Funktion der Software steht (z. B. eine Berechnung oder eine Prüfung). Stellt die Engine eine ServiceTask bereit, führt DEPLAW die zugehörige Funktion aus und meldet das Ergebnis zurück. Der Job type legt fest, welche Funktion ausgeführt wird.
- UserTasks sind Aufgaben, die eine manuelle Eingabe durch einen Anwender erfordern. Der Workflow pausiert an dieser Stelle, bis die Aufgabe in der Akte bearbeitet und abgeschlossen wurde.
Events (Ereignisse)
Events markieren, dass etwas geschieht – am Anfang, am Ende oder im Verlauf eines Workflows.
- StartEvent – der Einstiegspunkt eines Prozesses. Hier beginnt jede Ausführung.
- EndEvent – der Endpunkt. Wird es erreicht, endet der Workflow.
- Catch-Events fangen Ereignisse ab, die innerhalb der Software passieren, und lassen den Workflow an einer definierten Stelle darauf warten und reagieren (z. B. auf eine Statusänderung der Akte).
- Timer-Events lassen einen Workflow zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach Ablauf einer Frist fortfahren – nützlich etwa zur Fristenüberwachung.
Gateways (Verzweigungen)
Gateways steuern den Ablauf und verteilen ihn auf mehrere Pfade. In DEPLAW kommen hauptsächlich drei Typen zum Einsatz.
| Gateway | Symbol | Verhalten |
|---|---|---|
| Exklusiv (XOR) | Raute mit × |
Wählt anhand von FEEL-Bedingungen genau einen Pfad – den ersten zutreffenden. |
| Parallel (AND) | Raute mit + |
Aktiviert alle ausgehenden Pfade gleichzeitig; das zusammenführende Gateway wartet auf alle. |
| Ereignisbasiert | Raute mit Fünfeck | Verzweigt nach dem zuerst eintretenden Ereignis; die übrigen werden verworfen. |
Prüft die Bedingungen der Reihe nach und wählt genau einen Pfad. Immer einen Standardpfad („sonst") vorsehen.
Alle Pfade laufen gleichzeitig. Das zusammenführende Gateway wartet auf alle, bevor es weitergeht.
Wartet auf mehrere Ereignisse. Der zuerst eintretende Pfad gewinnt – die übrigen werden verworfen.
Exklusives Gateway (XOR) – die klassische Entscheidung. Die Bedingungen an den ausgehenden Sequenzflüssen werden der Reihe nach geprüft; der erste zutreffende Pfad wird beschritten, alle anderen verworfen. Für den Fall, dass keine Bedingung zutrifft, sollten Sie einen Standardpfad (Default Flow) definieren, damit der Workflow nicht in einen Vorfall (Incident) läuft. Beispiel: „wenn offener Betrag > 0, dann Mahnung, sonst Abschluss“.
Paralleles Gateway (AND) – führt mehrere Pfade gleichzeitig aus, ohne Bedingungen zu prüfen. Ein zusammenführendes paralleles Gateway wartet, bis alle eingehenden Pfade abgeschlossen sind (Synchronisation). Geeignet für voneinander unabhängige Schritte, die nebenläufig erledigt werden können.
Ereignisbasiertes Gateway (Event-based) – verzweigt nicht anhand von Daten, sondern anhand von Ereignissen. Nach dem Gateway folgen mehrere wartende Events (z. B. mehrere Catch-Events oder ein Timer-Event). Der Workflow pausiert und beschreitet den Pfad, dessen Event als Erstes eintritt. Typischer Einsatz: „warte auf eine Reaktion in der Akte – tritt sie innerhalb der Frist nicht ein, übernimmt ein Timer-Event den Ablauf“.
Sequenzflüsse (Flows)
Sequenzflüsse sind die Verbindungspfeile zwischen den Elementen. Sie geben die Reihenfolge der Ausführung vor. Ein Sequenzfluss, der von einem Gateway ausgeht, kann eine FEEL-Bedingung tragen, die entscheidet, ob dieser Pfad beschritten wird.