Unter Einstellungen → Kommunikation → Vorlagen hinterlegen Sie die Versand-Vorlagen – die Voreinstellungen, mit denen ausgehende E-Mails automatisch vorbereitet werden. Die Seite gliedert sich in drei Abschnitte: Standardtext, Anhang-Aufteilung und Mail2Fax.
Standardtext für neue E-Mails
Der Standardtext ist der Text, mit dem der Nachrichtenkörper jeder neuen E-Mail vorbelegt wird. So muss die immer gleiche Anrede und Grußformel nicht bei jeder Nachricht neu getippt werden – der Sachbearbeiter passt nur noch den mittleren Teil an. Der Editor ist ein Rich-Text-Feld (fett, kursiv, Aufzählungen, Links), Sie können den Text also vollständig formatieren.
Große Anhänge automatisch aufteilen
E-Mail-Server begrenzen die Größe einzelner Nachrichten. Damit große PDF-Anhänge (z. B. eine umfangreiche Akte) trotzdem zuverlässig ankommen, teilt DEPLAW den Versand automatisch auf mehrere Folge-E-Mails auf:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Schwellwert Dateianhang [MB] | ab welcher Gesamtgröße die Anhänge auf mehrere E-Mails verteilt werden (Standard: 10). |
| Text für Folge-E-Mails | der Nachrichtentext, der in die automatisch erzeugten Folge-E-Mails eingesetzt wird (Rich-Text) – z. B. ein Hinweis „Anhang Teil 2 von 3“. |
Die Empfänger erhalten so mehrere Nachrichten mit jeweils passender Anhangsgröße, statt einer abgewiesenen Riesen-Mail.
Mail2Fax
Über Mail2Fax versendet DEPLAW Faxe, indem die Nachricht an einen externen Fax-Dienstleister (z. B. Placetel) per E-Mail übergeben wird. Der Dienstleister wandelt sie in ein Fax um und stellt es zu.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mail2Fax Email-Adresse | die Übergabe-Adresse des Fax-Dienstleisters, an die DEPLAW die Faxaufträge schickt. |
| Fax Pin | der Zugangs-PIN, mit dem sich Ihr Anschluss beim Dienstleister authentifiziert. |